Bates-Nummerierung erklärt, mit Beispielen

Die Bates-Nummerierung gibt jeder Seite einer Dokumentensammlung eine eindeutige Kennung. Statt „Seite 4 des dritten E-Mail-Anhangs vom März“ schreiben Sie „ABC000187“, und alle wissen, welche Seite gemeint ist. Der Name stammt von der Bates Automatic Numbering Machine, einem Handstempel, den Edwin G. Bates im späten 19. Jahrhundert erfand und der seine Nummer bei jedem Druck um eins weiterzählte.

Aufbau einer Bates-Nummer

• Ein Präfix, das Partei, Fall oder Charge bezeichnet: MUELLER, ACME-, KL.
• Eine Zahl mit fester Stellenzahl und führenden Nullen, meist sechs bis acht: 000187. Die feste Breite hält sie sortierbar.
• Optional ein Suffix, etwa ein Vertraulichkeitsvermerk.

Die Nummern laufen über alle Dokumente einer Vorlage durch. Endet die erste Datei bei ACME000042, beginnt die zweite bei ACME000043.

Konventionen, die sich lohnen

• Unten rechts ist die übliche Position. Vermeiden Sie unten mittig, wenn die Dokumente dort eigene Seitenzahlen haben.
• Führen Sie ein Protokoll: Welche Datei beginnt und endet bei welcher Nummer. Das schlagen Sie Monate später nach.
• Nummerieren Sie erst, wenn die Sammlung endgültig ist. Eine später eingefügte Seite bricht die Folge, und Suffixe wie ACME000043.001 werden schnell unübersichtlich.
• Nummerieren Sie nie Dokumente um, die bereits vorgelegt und zitiert wurden.

Bates-Nummern einfügen

1. Öffnen Sie Bates-Nummerierung und fügen Sie die PDFs in Vorlagereihenfolge hinzu.
2. Legen Sie Präfix, die Zahl bei Beginnen bei und die Anzahl der Stellen fest.
3. Wählen Sie die Position, meist unten rechts, und eine kleine Größe um 8 bis 10 pt.
4. Drücken Sie Bates-Nummern einfügen. Die Meldung zeigt die erste und letzte verwendete Nummer, die direkt in Ihr Protokoll kommen.

Jede Nummer steht auf einem kleinen weißen Hintergrund, damit sie über randnahem Inhalt lesbar bleibt. Für ein einzelnes Dokument, das nur Seitenzahlen braucht, ist Seitenzahlen einfacher.

Bates-Nummern und Seitenzahlen

Seitenzahlen beginnen in jedem Dokument neu und beschreiben die Position darin. Bates-Nummern beginnen nie neu und beschreiben die Position in der gesamten Vorlage. Viele Vorlagen tragen beides: die ursprünglichen Seitenzahlen des Autors und die beim Austausch hinzugefügte Bates-Nummer.