Elektronische oder digitale Signatur: Was ist der Unterschied?

Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Land und Dokumentart ab; wenn es darauf ankommt, fragen Sie den Empfänger, was er akzeptiert.

Elektronische Signatur

Eine elektronische Signatur ist jede elektronische Form, Zustimmung zu zeigen: ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift auf einem PDF, Ihr Name am Ende einer E-Mail, ein angeklicktes „Ich stimme zu“, eine Unterschrift mit dem Finger auf einem Tablet bei einer Lieferung. Das Recht vieler Länder erkennt sie für eine breite Palette alltäglicher Vereinbarungen an. In den USA geben der ESIGN Act von 2000 und der UETA elektronischen Signaturen für die meisten Geschäfte dieselbe Geltung wie handschriftlichen.

Was eine einfache elektronische Signatur nicht leistet, ist der Schutz des Dokuments. Grundsätzlich könnte jeder das Bild der Unterschrift in ein anderes PDF kopieren oder den Text nach der Unterschrift ändern.

Digitale Signatur

Eine digitale Signatur ist eine bestimmte Technik. Die Signatursoftware berechnet einen Fingerabdruck des Dokuments und verschlüsselt ihn mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners, gestützt auf ein Zertifikat, das ihn identifiziert. Wer das PDF öffnet, kann zweierlei prüfen: wer unterschrieben hat und ob sich seither auch nur ein Byte geändert hat. In PDF-Viewern erscheint das als Signaturbereich mit grünem Haken oder als Warnung, wenn die Datei verändert wurde.

Der europäische Rahmen: eIDAS

In der EU definiert die eIDAS-Verordnung drei Stufen:

• Einfache elektronische Signatur: jede elektronische Signatur, etwa eine gezeichnete Unterschrift auf einem PDF.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur: eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, geeignet, ihn zu identifizieren, und in der Lage, spätere Änderungen am Dokument zu erkennen. In der Praxis eine digitale Signatur mit Zertifikat.
• Qualifizierte elektronische Signatur: eine fortgeschrittene Signatur, erstellt mit einem zertifizierten Gerät und einem qualifizierten Zertifikat eines zugelassenen Anbieters. Sie hat in der ganzen EU dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Was unser Werkzeug macht

PDF unterschreiben erstellt eine einfache elektronische Signatur: Es setzt ein Bild Ihrer Unterschrift auf die Seite. Das genügt den meisten Bitten um „Unterschreiben und Zurückschicken“, vom Mietantrag bis zum Angebot. Es ist keine zertifikatbasierte digitale Signatur. Werden Sie um eine „fortgeschrittene“, „qualifizierte“ oder „zertifizierte“ Signatur gebeten, nutzen Sie einen Signaturdienst oder die Werkzeuge Ihrer Bank, eines Behördenportals oder Ihres Arbeitgebers.

Ein praktischer Tipp

Nachdem Sie ein Formular mit einer gezeichneten Unterschrift versehen haben, reduzieren Sie es vor dem Versenden. Antworten und Unterschrift werden Teil der Seite, was versehentliche Änderungen unwahrscheinlicher macht, auch wenn es, wie gesagt, nicht fälschungssicher ist.