PDF-WerkzeugeMailserver lehnen Anhänge über 20 oder 25 MB oft ab, und viele Upload-Formulare begrenzen Dateien auf 5 oder 10 MB. Ist ein PDF zu schwer, sucht man reflexartig nach einem „Komprimieren“-Knopf. Vorher lohnt es sich zu wissen, woher das Gewicht kommt, denn davon hängt die richtige Lösung ab.
Was in einem PDF Platz braucht
- Text kostet fast nichts. Eine Seite reiner Text wiegt ein paar Kilobyte, selbst mit eingebetteter Schrift.
- Vektorgrafiken, Diagramme und Logos aus Linien und Formen, sind ebenfalls klein.
- Fotos sind das eigentliche Gewicht. Ein einziges unkomprimiertes Foto kann mehr wiegen als hundert Seiten Text.
- Scans sind Fotos jeder Seite, ein gescanntes Dokument besteht also nur aus Fotos.
- Schriften zählen manchmal: Ein Dokument mit sechs vollständigen Schriftfamilien kann einige Megabyte Schriftdaten mitbringen.
Möglichst an der Quelle beheben
Die beste Komprimierung passiert, bevor das PDF entsteht. Wenn Sie die Datei selbst erstellt haben:
- Verkleinern Sie Fotos in Word oder Pages vor dem Export auf die Größe, in der sie auf der Seite erscheinen. Ein 4000-Pixel-Bild in 8 cm Breite ist verschwendetes Gewicht.
- Wählen Sie beim Export „kleinere Datei“ oder „Standard“ statt „optimal für den Druck“, außer es geht wirklich in die Druckerei.
- Scannen Sie mit 150 oder 200 dpi in Graustufen statt mit 600 dpi in Farbe. Bei Textdokumenten ist auf dem Bildschirm kein Unterschied zu sehen.
Wenn Sie nur das PDF haben
Echtes Komprimieren heißt, die Bilder in der Datei neu zu kodieren und den Rest in Ruhe zu lassen. Genau das macht PDF komprimieren: Es findet jedes Foto und jede gescannte Seite, bringt sie auf eine Auflösung, die noch sauber druckt, speichert sie als JPEG neu und wirft Objekte weg, auf die nichts verweist. Text, Schriften und Vektorgrafiken bleiben unberührt, das Ergebnis bleibt also scharf und durchsuchbar.
Beginnen Sie mit Empfohlen. Ist die Datei ein Scan und immer noch zu schwer, zeichnet Maximal jede Seite als einzelnes Bild neu, was am meisten spart, aber den Text unmarkierbar macht. Ändert die Komprimierung kaum etwas, steckt das Gewicht nicht in den Bildern, und das hier hilft mehr:
- Weglassen, was Sie nicht brauchen. Sie schicken drei Seiten eines 60-seitigen Berichts? Extrahieren Sie diese Seiten, und die Datei schrumpft mit.
- Leere Seiten entfernen aus Scans mit Leere Seiten entfernen.
- Einen Farbscan in Schwarz-Weiß umwandeln mit PDF schwarz-weiß bei 150 dpi. Bei einem reinen Textscan verringert das die Größe oft um ein Mehrfaches.
- Den Druckdialog des Computers nutzen. Auf dem Mac öffnen Sie das PDF in Vorschau und wählen Ablage → Exportieren mit dem Filter Reduce File Size. Unter Windows erzeugt „Microsoft Print to PDF“ die Datei neu, manchmal viel leichter.
- Einen Link teilen statt eines Anhangs, wenn der Empfänger Zugriff auf ein gemeinsames Laufwerk hat.
Eine schnelle Plausibilitätsprüfung
Teilen Sie die Dateigröße durch die Seitenzahl. Unter 100 KB pro Seite ist bei Textdokumenten normal. 300 KB bis 1 MB pro Seite ist typisch für Scans. Mehrere Megabyte pro Seite bedeuten Bilder in einer Auflösung, die nie jemand sehen wird, und genau diese Datei sollten Sie an der Quelle korrigieren.
Fragen
Geht beim Umwandeln in Schwarz-Weiß Qualität verloren?
Die Farbe geht verloren, und die Seite wird zum Bild, der Text ist also nicht mehr markierbar. Bei gedruckten Textdokumenten ist die Lesbarkeit meist genauso gut.
Warum hat die Komprimierung meine Datei kaum verändert?
Die Bilder sind bereits komprimiert, oder das Gewicht kommt größtenteils von Schriften oder einer langen Vektorgrafik. Dann hilft es am meisten, nur die benötigten Seiten zu extrahieren.
Ist Komprimieren dasselbe wie Zippen?
Nein. Ein ZIP verkleinert ein PDF nur wenig, weil die Bilder darin schon komprimiert sind, und der Empfänger muss es entpacken. Den echten Unterschied macht das Neukodieren der Bilder.