La numérotation Bates expliquée, avec des exemples

La numérotation Bates donne à chaque page d'un ensemble de documents un identifiant unique. Au lieu de « page 4 de la troisième pièce jointe de l'e-mail de mars », vous pouvez écrire « ABC000187 », et tout le monde sait de quelle page il s'agit. Le nom vient de la Bates Automatic Numbering Machine, un tampon manuel inventé par Edwin G. Bates à la fin du XIXe siècle, qui avançait son numéro d'une unité à chaque pression.

Anatomie d'un numéro Bates

• Un préfixe qui identifie la partie, l'affaire ou le lot : DUPONT, ACME-, DEM.
• Un nombre à nombre de chiffres fixe, avec des zéros devant, en général six à huit : 000187. La largeur fixe permet de les trier.
• Éventuellement un suffixe, par exemple une mention de confidentialité.

Les numéros se suivent sans interruption sur tous les documents d'une même communication. Si le premier fichier finit à ACME000042, le deuxième commence à ACME000043.

Les usages à respecter

• En bas à droite est la position habituelle. Évitez le bas centré si les documents y ont déjà leurs propres numéros de page.
• Tenez un registre : quel fichier commence et finit à quel numéro. C'est ce que vous consulterez des mois plus tard.
• Numérotez une fois l'ensemble définitif. Insérer une page ensuite casse la séquence, et des suffixes comme ACME000043.001 deviennent vite confus.
• Ne renumérotez jamais des documents déjà communiqués et cités.

Ajouter des numéros Bates

1. Ouvrez Numérotation Bates et ajoutez les PDF dans l'ordre de communication.
2. Réglez le Préfixe, le numéro Commencer à et le nombre de Chiffres.
3. Choisissez la position, en général en bas à droite, et une petite taille autour de 8 à 10 pt.
4. Appuyez sur Ajouter les numéros Bates. Le message indique le premier et le dernier numéro utilisés, à reporter directement dans votre registre.

Chaque numéro est posé sur un petit fond blanc pour rester lisible par-dessus un contenu proche du bord. Pour un seul document où il vous faut seulement des numéros de page, Numéros de page est plus simple.

Numéros Bates et numéros de page

Les numéros de page recommencent dans chaque document et décrivent la position à l'intérieur de celui-ci. Les numéros Bates ne recommencent jamais et décrivent la position dans l'ensemble de la communication. Beaucoup de communications portent les deux : les numéros de page d'origine de l'auteur, et le numéro Bates ajouté lors de l'échange des documents.