ベイツ番号とは：例で解説

ベイツ番号は、文書一式の各ページに固有の識別子を与えるものです。「3 月のメールの 3 つ目の添付の 4 ページ目」ではなく「ABC000187」と書けば、誰もがどのページかわかります。名前の由来は、19 世紀末にエドウィン・G・ベイツが発明した、押すたびに番号が 1 つ進む手動の番号印「Bates Automatic Numbering Machine」です。

ベイツ番号の構成

• 接頭辞：当事者、案件、ロットを表します。例：YAMADA、ACME-、JIKEN。
• 番号：桁数が決まっていて先頭をゼロで埋めたもの。通常 6〜8 桁です。例：000187。桁数が一定なので並べ替えができます。
• 接尾辞（任意）：秘密区分の印など。

番号は、同じ提出のすべての文書を通して途切れずに続きます。最初のファイルが ACME000042 で終われば、2 つ目は ACME000043 から始まります。

守っておきたい慣例

• 位置は右下が一般的です。文書自体のページ番号が下中央にあるなら、そこは避けましょう。
• 記録を残す：どのファイルがどの番号で始まりどの番号で終わるか。何か月か後に見返すのはこれです。
• 文書一式が確定してから番号を付ける。あとからページを挟むと連番が崩れ、ACME000043.001 のような接尾辞はすぐに混乱のもとになります。
• 提出済みで引用されている文書には、決して番号を振り直さないこと。

ベイツ番号を付ける

1. ベイツ番号 を開き、提出順に PDF を追加します。
2. 接頭辞、開始番号、桁数 を設定します。
3. 位置（たいていは右下）と、8〜10 pt くらいの小さめのサイズを選びます。
4. ベイツ番号を付ける を押します。使われた最初と最後の番号がメッセージに表示されるので、そのまま記録に書き込みましょう。

各番号は小さな白い背景の上に置かれるので、端の近くに内容があっても読めます。1 つの文書にページ番号を付けるだけなら、ページ番号 のほうが簡単です。

ベイツ番号とページ番号

ページ番号は文書ごとに 1 から始まり、その文書の中での位置を表します。ベイツ番号は決して最初に戻らず、提出全体の中での位置を表します。多くの提出書類には両方が付いています。作成者がもともと付けたページ番号と、文書のやり取りの際に加えたベイツ番号です。