Numeração Bates explicada, com exemplos

A numeração Bates dá a cada página de um conjunto de documentos um identificador único. Em vez de “página 4 do terceiro anexo do e-mail de março”, você escreve “ABC000187”, e todo mundo sabe de qual página você está falando. O nome vem da Bates Automatic Numbering Machine, um carimbo manual inventado por Edwin G. Bates no fim do século XIX que avançava o número em um a cada batida.

Anatomia de um número Bates

• Um prefixo que identifica a parte, o caso ou o lote: SILVA, ACME-, PROC.
• Um número com quantidade fixa de dígitos e zeros à esquerda, geralmente de seis a oito: 000187. A largura fixa permite ordenar.
• Opcionalmente um sufixo, por exemplo uma marca de confidencialidade.

Os números seguem de forma contínua por todos os documentos de uma mesma produção. Se o primeiro arquivo termina em ACME000042, o segundo começa em ACME000043.

Convenções que vale seguir

• Embaixo à direita é a posição habitual. Evite embaixo no centro se os documentos já tiverem ali seus próprios números de página.
• Mantenha um registro: qual arquivo começa e termina em qual número. É o que você vai consultar meses depois.
• Numere quando o conjunto estiver definitivo. Inserir uma página depois quebra a sequência, e sufixos como ACME000043.001 viram uma confusão.
• Nunca renumere documentos já produzidos e citados.

Adicionar números Bates

1. Abra Numeração Bates e adicione os PDFs na ordem de produção.
2. Ajuste o Prefixo, o número em Começar em e a quantidade de Dígitos.
3. Escolha a posição, normalmente embaixo à direita, e um tamanho pequeno, de uns 8 a 10 pt.
4. Aperte Adicionar numeração Bates. A mensagem mostra o primeiro e o último número usados, que vão direto para o seu registro.

Cada número fica sobre um pequeno fundo branco para continuar legível sobre conteúdo perto da borda. Para um único documento em que você só precisa de números de página, Números de página é mais simples.

Números Bates e números de página

Os números de página recomeçam em cada documento e descrevem a posição dentro dele. Os números Bates nunca recomeçam e descrevem a posição dentro de toda a produção. Muitas produções levam os dois: os números de página originais do autor e o número Bates adicionado na troca de documentos.