La numeración Bates explicada, con ejemplos

La numeración Bates da a cada página de un conjunto de documentos un identificador único. En lugar de «página 4 del tercer adjunto del correo de marzo», puedes escribir «ABC000187», y todo el mundo sabe a qué página te refieres. El nombre viene de la Bates Automatic Numbering Machine, un sello manual inventado por Edwin G. Bates a finales del siglo XIX que avanzaba su número en uno cada vez que se pulsaba.

Anatomía de un número Bates

• Un prefijo que identifica a la parte, el caso o el lote: GARCIA, ACME-, DTE.
• Un número con una cantidad fija de dígitos y ceros delante, normalmente de seis a ocho: 000187. El ancho fijo permite ordenarlos.
• Opcionalmente un sufijo, por ejemplo una marca de confidencialidad.

Los números siguen de forma continua en todos los documentos de una misma aportación. Si el primer archivo termina en ACME000042, el segundo empieza en ACME000043.

Convenciones que conviene seguir

• Abajo a la derecha es la posición habitual. Evita abajo en el centro si los documentos ya tienen ahí sus propios números de página.
• Lleva un registro: qué archivo empieza y termina en qué número. Es lo que consultarás meses después.
• Numera cuando el conjunto sea definitivo. Insertar una página después rompe la secuencia, y los sufijos como ACME000043.001 se vuelven un lío.
• Nunca renumeres documentos ya aportados y citados.

Añadir números Bates

1. Abre Numeración Bates y añade los PDF en el orden de aportación.
2. Ajusta el Prefijo, el número de Empezar en y la cantidad de Dígitos.
3. Elige la posición, normalmente abajo a la derecha, y un tamaño pequeño, de unos 8 a 10 pt.
4. Pulsa Añadir numeración Bates. El mensaje muestra el primer y el último número usados, que van directos a tu registro.

Cada número va sobre un pequeño fondo blanco para seguir siendo legible sobre contenido cercano al borde. Para un solo documento en el que solo necesitas números de página, Números de página es más sencillo.

Números Bates frente a números de página

Los números de página vuelven a empezar en cada documento y describen la posición dentro de él. Los números Bates nunca vuelven a empezar y describen la posición dentro de toda la aportación. Muchas aportaciones llevan ambos: los números de página originales del autor y el número Bates añadido al intercambiar los documentos.