Herramientas PDFUn documento de Word guarda párrafos. Cuando añades una palabra, el párrafo se recoloca, la línea siguiente baja y los saltos de página se ajustan. Un PDF guarda el resultado de ese proceso: este glifo, en esta fuente, en estas coordenadas. No hay párrafos que recolocar, solo caracteres en posiciones fijas. Edita una palabra y nada a su alrededor sabe que debería moverse.
Cuatro motivos por los que un PDF se resiste
- Maquetación fija. Como decíamos, no hay flujo. Cambiar «dos» por «tres» obliga a desplazar a mano el resto de la línea.
- Subconjuntos de fuentes. Para que los archivos pesen poco, los PDF suelen incrustar solo los caracteres que se usan. Si el documento nunca usó una Q mayúscula, la fuente incrustada no tiene Q, y el editor tiene que sustituirla por otra fuente.
- Escaneos. En un PDF escaneado no hay texto, solo imágenes de texto. Editar significa pintar.
- Permisos. Algunos PDF llevan restricciones de edición, impresión o copia puestas por quien los creó.
Lo que sí puedes hacer
- Volver al origen. Si tú o un compañero tenéis el archivo original de Word, Pages o InDesign, edítalo y vuelve a exportar. Es la única forma de obtener un resultado limpio si hay que cambiar más de una o dos palabras.
- Tapar y reescribir. Para una corrección pequeña, pon un rectángulo blanco sobre el texto antiguo y escribe el nuevo encima. En PDF Studio, usa el elemento Corrector y luego añade un cuadro de texto con el mismo tamaño. El texto original sigue debajo, así que no lo uses para ocultar información confidencial.
- Añadir en vez de cambiar. Notas, fechas, nombres en un formulario: Añadir texto o el Studio lo resuelven sin tocar el contenido existente.
- Extraer y rehacer. En un documento largo con mucho texto, extrae el texto, pégalo en un procesador de texto y rehaz la maquetación. Pesado, pero fiable.
- Usar un editor de PDF completo. Los editores de escritorio pueden modificar el texto existente en su sitio, con más o menos éxito según las fuentes. Para ediciones frecuentes y serias, merecen la pena.
El lado bueno
La misma rigidez que hace molesto editar un PDF es la razón por la que se confía en él para contratos, facturas y formularios: lo que vio el remitente es lo que ves tú. Todas las herramientas de edición, incluidas las nuestras, funcionan añadiendo cosas a esa página fija en lugar de reescribirla.