Por que não consigo simplesmente editar este PDF?

Um documento do Word guarda parágrafos. Quando você acrescenta uma palavra, o parágrafo se reorganiza, a linha seguinte desce e as quebras de página se ajustam. Um PDF guarda o resultado desse processo: este glifo, nesta fonte, nestas coordenadas. Não há parágrafos para reorganizar, só caracteres em posições fixas. Edite uma palavra e nada em volta sabe que deveria se mexer.

Quatro motivos para um PDF resistir

1. Layout fixo. Como dissemos, não há fluxo. Trocar “dois” por “três” exige deslocar à mão o resto da linha.
2. Subconjuntos de fontes. Para manter os arquivos leves, os PDFs costumam incorporar só os caracteres usados. Se o documento nunca usou um Q maiúsculo, a fonte incorporada não tem Q, e o editor precisa substituir por outra fonte.
3. Digitalizações. Num PDF digitalizado não há texto, só imagens de texto. Editar significa pintar.
4. Permissões. Alguns PDFs trazem restrições de edição, impressão ou cópia colocadas por quem os criou.

O que você pode fazer

• Voltar à origem. Se você ou um colega têm o arquivo original do Word, Pages ou InDesign, edite e exporte de novo. É o único jeito de ter um resultado limpo se precisar mudar mais do que uma ou duas palavras.
• Cobrir e reescrever. Para uma correção pequena, coloque um retângulo branco sobre o texto antigo e escreva o novo por cima. No PDF Studio, use o elemento Corretivo e depois adicione uma caixa de texto do mesmo tamanho. O texto original continua embaixo, então não use isso para esconder informações confidenciais.
• Acrescentar em vez de mudar. Notas, datas, nomes num formulário: Adicionar texto ou o Studio resolvem sem tocar no conteúdo existente.
• Extrair e refazer. Num documento longo com muito texto, extraia o texto, cole num editor de texto e refaça o layout. Trabalhoso, mas confiável.
• Usar um editor de PDF completo. Editores de desktop conseguem modificar o texto existente no lugar, com mais ou menos sucesso dependendo das fontes. Para edições frequentes e sérias, valem a pena.

O lado bom

A mesma rigidez que torna chato editar um PDF é o motivo pelo qual se confia nele para contratos, faturas e formulários: o que o remetente viu é o que você vê. Todas as ferramentas de edição, incluindo as nossas, funcionam acrescentando coisas a essa página fixa em vez de reescrevê-la.